Im täglichen Vokabular steht der Satz "Alles läuft nach Plan". Dies bedeutet, dass alles wie beabsichtigt geschieht, ohne die geringste Überraschung oder Überraschung. Aber warum ist das so wichtig? Warum brauchen Sie einen Aktionsplan? Was ist das? Ist es möglich, die Ziele ohne eine vorgegebene Reihenfolge zu erreichen? Ist ein Plan nur für Arbeitseinsätze erforderlich oder ist er im Leben unersetzlich? Wie lerne ich, deine Zeit zu planen? Ist es schwer zu tun? Gibt es wirksame Technologien? Wir planen die nächsten zehn Minuten, um uns mit diesem Problem vertraut zu machen.
Was ist ein Plan?
Ein Plan ist eine vorsätzliche Maßnahme, die erforderlich ist, um die gesetzten Ziele innerhalb der gesetzten Frist zu erreichen. Zusammenfassend besteht die Vorbereitung des Plans aus folgenden Komponenten:
- Zielsetzung - Ziele setzen;
- Design - ein Aktionsprogramm;
- Variantendesign - Auswahl verschiedener Ideen;
- Frist - Termine;
- Definition der Ressourcen - Was wird benötigt?
- Bestimmung der Darsteller - wer führt die Aufgabe aus;
- Fixierung der Ergebnisse - Erstellen eines Modells, eines Plans oder eines Projekts.
Ein Unternehmen möchte beispielsweise eine neue Produktlinie vermarkten. Formulieren Sie zunächst das Ziel und die Ziele. Machen Sie Skizzen eines beispielhaften Aktionsprogramms, definieren Sie Strategie und Taktik. Legen Sie anschließend die Fristen für die Zuweisung und alle ihre Unterabschnitte fest. Dann suchen sie nach den notwendigen Ressourcen, ihren Quellen und bestimmen auch die Verantwortungsbereiche der einzelnen Künstler. Schließlich zeichnen sie Gedanken auf einem physischen Medium (Papier oder digitales Dokument) auf und beginnen mit deren Umsetzung. Dieses Schema ist vereinfacht, da es verschiedene Arten der Planung gibt. Ihre Umsetzung setzt die Erfüllung bestimmter spezieller Anforderungen voraus.
Welche Arten von Planvorbereitung gibt es?
Die Typologie der Planung ist umfangreich und unterscheidet sich in Umfang, Zeitpunkt, Objekten, Inhalt, Tiefe, Verpflichtung, Auftrag, Buchhaltung, Bereichen und Koordinierung von Planungsentscheidungen. In der Tat ist alles ziemlich einfach und logisch. Pläne sind also:
- Nach Umfang:
- Allgemein - alle Details der Aufgabe berücksichtigen;
- Teilweise - Beschreiben Sie bestimmte Elemente.
- In Bezug auf die Umsetzung:
- Langfristig - impliziert eine Entwicklungsstrategie für einen Zeitraum von mehr als fünf Jahren.
- Mittelfristig - Zeitraum von einem Jahr bis fünf Jahre;
- Kurzfristig - aktuelle Probleme lösen (bis zu 1 Jahr).
- Nach Objekten:
- Ziele planen - Ziel setzen;
- Fondsplan - Definition des Budgets und der Ausrüstung;
- Ausführungsplan - die Ernennung des Verantwortlichen;
- Programmplan - Entwicklung geeigneter Programme;
- Aktionsplan - den erforderlichen Aufwand verstehen.
- Inhalt:
- Taktischer Plan - die Bedingungen für das Erreichen der Ziele;
- Strategischer Plan - die Hauptrichtung der Arbeit;
- Betriebskalenderplan - Festlegung und Festlegung von Fristen;
- Geschäftsplan - Abrechnung aller Indikatoren, die zur Erreichung des Ziels beitragen.
- Abhängig von der Tiefe:
- Aggregiert - Berücksichtigen Sie die allgemeinen Parameter.
- Detailliert - Berechnen Sie alle möglichen Details.
- Durch Verpflichtung:
- Obligatorisch (Richtlinie) - streng vorgeschrieben;
- Optional (indikativ) - eher empfehlenswert.
- Abhängig von der Reihenfolge der Ausführung:
- Geordnet - erfordert sequentielle Ausführung;
- Außergewöhnlich - erscheinen als notwendig;
- Schieben - die Möglichkeit der Verlängerung vorschlagen.
- Nach buchhalterischen Daten:
- Harte Pläne - verbindliche Einhaltung aller Vorschriften;
- Flexible Pläne - die Fähigkeit, von einem bestimmten Kurs abzuweichen;
- Engflexible Pläne - die Kombination von flexiblen und starren Plänen.
- Auf Antrag:
- Marketing - Festlegung der globalen Strategie des Unternehmens;
- Finanzielles Verständnis der wirtschaftlichen Komponente;
- Produktion - Bereitstellung von Material und technischer Basis;
- Forschung - die Bildung des Grundkonzeptes;
- Individuell - persönliche Leistung gestalten.
- Durch zeitliche Abstimmung:
- Gleichzeitige Pläne - bestehen aus einer einzigen Stufe;
- Ablaufpläne - finden im Fall eines langen Prozesses statt, der aus separaten Stufen besteht.
Die aufgeführten Arten von Plänen sind in den meisten Fällen universell und können sowohl für Unternehmenszwecke als auch zur Steigerung der persönlichen Effektivität einer Person verwendet werden. Sie können beispielsweise zum Erstellen eines Tagesplans verwendet werden. Was ist das? Lass uns weiter reden.
Was ist der Tagesplan?
Der Plan des Tages - eine durchdachte Abfolge von Aktionen für den kommenden Tag. Planungsfachleute raten, es zweimal zu machen. Das erste Mal - am Abend und das zweite - am Morgen unter Berücksichtigung möglicher Änderungen.
Es ist am besten, die physiologischen Eigenschaften einer Person im Auge zu behalten, um den täglichen Biorhythmus zu berücksichtigen. Zum Beispiel wird die Gehirnaktivität von etwa 10.00 bis 12.00 Uhr aktiviert. Während dieser Zeit können Sie die wichtigsten Aufgaben einplanen.
Weitere Energie sinkt. Es sollte während des Mittagessens aufgefüllt werden. Dann ist es notwendig, dass sich der Körper entspannt, ruht. Von ca. 14.00 bis 16.00 Uhr werden geistige und kreative Aktivitäten wieder aktiviert. Zu diesem Zeitpunkt ist es angebracht, Meetings abzuhalten oder ein Brainstorming durchzuführen.
Näher an 17.00 Uhr gibt es einen Höhepunkt körperlicher Fitness. Es ist ratsam, sich diese Zeit für Sport oder Outdoor-Aktivitäten zu widmen. Dann folgt Abendessen, Entspannung.
Aufgrund ihrer produktivsten Zeitintervalle ist es einfacher, wichtige Aufgaben für diese Zeit zu zeichnen, um sie so effizient und effektiv wie möglich auszuführen.
Planungsmethoden
Unter den vielfältigen Möglichkeiten zur Erstellung von Plänen gibt es einige der effektivsten, die vor allem von Unterstützern des Zeitmanagements beliebt werden:
- ABC-Planung;
- Eisenhower-Matrix;
- Balkendiagramm;
- SMART-Planung;
- GTD-Technik.
Diese Methoden können separat angewendet oder miteinander kombiniert werden. Jeder von ihnen löst bestimmte Probleme und konzentriert sich auf einen bestimmten Aspekt der Planung. Zum Beispiel die Wahl der Prioritäten, die Zielsetzung oder die Reihenfolge der Fälle.
ABC-Planung
Diese Methode zur Erstellung von Plänen ist teilweise mit der Pareto-Regel vergleichbar, wonach 20% der Anstrengungen 80% des Ergebnisses bringen und umgekehrt. Wenn Sie lernen, die produktivsten Bereiche zu identifizieren, werden sie den "Löwenanteil" des Erfolgs darstellen. Die ABC-Methodik basiert also auf ihrer Prioritätensetzung:
- A - die wichtigsten Aufgaben (in der Regel sind es nicht mehr als 15%, aber sie geben etwa 65% des Ergebnisses ab);
- B - Angelegenheiten von durchschnittlicher Bedeutung (es gibt etwa 20% und die Effizienz ihrer Umsetzung liegt innerhalb von 20%);
- C - keine wichtigen Aufgaben (15% Erfolg, wenn 65% der Zeit besetzt sind).
Nachdem er seine Bemühungen auf die Ausführung von Aufgaben aus der Kategorie A festgelegt und konzentriert hat, verbessert er seine persönliche oder Arbeitseffizienz erheblich, da er weniger Zeit mit nutzloser Arbeit verbringt.
Eisenhower-Matrix
Effektive Planung, basierend auf einer Auswahl von Prioritäten, die nach dem amerikanischen Kommandeur und Präsidenten Dwight David Eisenhower benannt wurde. Nach dieser Methode müssen Pläne auf der Grundlage der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Fälle erstellt werden. Grafisch sieht es aus wie ein Quadrant, der in vier Teile unterteilt ist:
- Wichtige, dringende Aufgaben - Entwicklungssektor;
- Wichtige, nicht dringende Aufgaben - ein Platz notwendiger Angelegenheiten;
- Nicht wichtige, dringende Aufgaben - Zone "Routine";
- Nicht wichtig, keine dringenden Aufgaben - Zeitverlustzone.
Die ersten beiden Punkte bilden eine Zone des Wachstums und des Erfolgs. Der dritte und vierte fahren die Leute zur Routine. Daher ist es besser, sie bei der Planung zu vermeiden und die Fähigkeit zu beherrschen, solche Aufgaben zu delegieren.
Balkendiagramm
Eine gute Möglichkeit, um zu visualisieren, was geplant ist, ist das Erstellen eines Gantt-Diagramms. Die Essenz der Methode besteht in der Konstruktion von Bahnen, auf denen die einzelnen Aufgaben dargestellt werden, gefolgt von ihrer Anordnung entlang der Zeitachse. Die Verwendung von Säulendiagrammen (Histogrammen) zur Umsetzung ihrer Pläne wurde von einem amerikanischen Ingenieur und einem Spezialisten für wissenschaftliches Management - Henry Lawrence Gantt - vorgeschlagen.
Diese Methode funktioniert zusätzlich zu anderen Technologien und ermöglicht Ihnen die visuelle Überwachung aller Phasen der Projektimplementierung sowie das Verständnis der Effektivität der unternommenen Anstrengungen.
SMART-Planung
Es bezieht sich eher auf den Bereich der Zielsetzung, aber ohne richtig gesetzte Ziele ist ein guter Plan unmöglich. Nach dieser Technologie sollten alle Ziele anhand der Hauptkriterien analysiert werden:
- Spezifisch - Konkretheit;
- Messbar, messbar;
- Erreichbar - Erreichbarkeit;
- Relevant - Vergleichbarkeit mit anderen Aufgaben;
- Zeitlich begrenzt - zeitlich begrenzt.
Wenn das Ziel diese Anforderungen erfüllt, wird die Weiterentwicklung des Plans keine ernsthaften Schwierigkeiten verursachen, da der Erfolg zu Beginn dieser Arbeit gelegt wird.
GTD-Technik
Die ursprüngliche Methode wurde von dem amerikanischen Experten und Zeitmanagementberater David Allen entwickelt. Die Abkürzung GTD steht für „Fertigstellung“. Diese Technologie bietet einen klaren Handlungsalgorithmus zur Organisation Ihres Lebens. Empfehlungen beginnen mit der richtigen Organisation des Arbeitsplatzes. In Zukunft ist es notwendig, alle Ihre Angelegenheiten und Pläne zu rationalisieren und Listen mit einem Kalenderplaner zu erstellen:
- Die folgenden Aktionen betreffen den nahen Zeitraum.
- Projekte - Aufgaben, die lange Zeit ausgeführt werden;
- Aufgeschoben - ein Teil der Behörde, der an jemanden delegiert wurde;
- Nicht zwingend - für einige Zeit unbestimmte Angelegenheiten.
Für eine erfolgreiche Planung müssen nach der GTD-Methode folgende Fragen beantwortet werden:
- Welches Ziel soll erreicht werden?
- Wie wird es umgesetzt?
- Was ist der Weg, um dies zu erreichen?
Durch die Vereinfachung ihrer Aufgaben und die Beantwortung der aufgelisteten Fragen wird es für eine Person viel einfacher, einen geeigneten Aktionsplan zu erstellen und umzusetzen.
Was ist ein Planungsfehler?
Egal wie fehlerlos der Plan auch aussehen mag, er kann nicht gegen Fehler versichert werden. Ihr Kern liegt in einem zu optimistischen Ansatz für Prognosen. Ein auffallendes Beispiel ist die Arbeit, die eineinhalb Stunden dauert, anstatt die geplanten 60 Minuten. Sowohl individuelle als auch kollektive Pläne unterliegen ähnlichen Ungenauigkeiten.
Die Hauptursachen für Fehler:
- Ungenügende Nutzung der bisherigen Erfahrungen;
- Die Tendenz, den Wunsch nach Realität zu vermitteln;
- Die Tendenz, Verspätungen der Vergangenheit nur durch äußere Faktoren zu argumentieren;
- Ungenauigkeiten bei der Beurteilung und Wahrnehmung von Zeit;
- Oberflächeneinstellung zur Aufgabe.
Fehler in den Plänen sind nicht nur mit Zeitverschwendung verbunden, sondern auch mit dem Verlust von Finanz- oder Produktionsressourcen oder sogar mit der Umsetzung der Aufgabe. Daher wird empfohlen, eine bestimmte „Reserve“ an Zeit und Aufwand in einen Plan einzubeziehen, so dass Sie bei unvorhergesehenen Umständen oder bei der Anpassung von Aufgaben manövrieren können.
Egal wie schwerwiegend die Aufgabe ist, sie erfordert einen Plan für ihre Umsetzung. Egal in welcher Größenordnung es ist, auf welchen Medien aufgezeichnet wird. Die Hauptsache ist, alle notwendigen Voraussetzungen für ihre Vorbereitung zu erfüllen, einschließlich der Prognose der erforderlichen Anstrengungen und Ressourcen. Es gibt viele Methoden, dies zu tun. Daher sollten Sie jede einzelne sorgfältig lesen, um die für Sie passende zu wählen.
