Sehr oft hört man, dass jemand Zeit fehlt. Sie würden alles schaffen, wenn an einem Tag zwei oder drei Stunden mehr wären. Gleichzeitig gibt es Menschen, die ihre Aufgaben in Ruhe erledigen oder sogar anderen helfen. Warum so? Immerhin der erste und der zweite am Tag für 24 Stunden. Zeitmanagement beantwortet diese Frage. Was ist das? Wie können Sie lernen, mit Ihrer Zeit umzugehen? Gibt es wirksame Methoden, die helfen, rational zu leben und produktiv zu arbeiten?
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist die Kunst des Zeitmanagements. Es beinhaltet Methoden zur Zielsetzung, Planung, Kontrolle, Motivation und richtigen Priorisierung. Zeitmanagement kann als eine ganze Reihe von Techniken betrachtet werden, die auf die Verbesserung der persönlichen Effizienz abzielen. Es ist üblich, nicht über Zeitmanagement-Tools zu diskutieren, sondern über Methoden zur Zielsetzung, Motivation, Delegierung usw.
In der Struktur dieser Lehre hervorstechen vier Hauptblöckedas ist die "Leiter" des Zeitmanagements, basierend auf dem Vergleich mit der Reise:
- Wirksamkeit - Beantwortet die Frage "Wie geht es weiter?"
- Technologie - ein Verständnis dafür geben, "was weitergehen soll"
- Strategie - hilft bei der Planung "wohin?"
- Philosophie - gibt eine Bedeutung und antwortet mit "Warum gehen?"
Planen Sie Ihr Leben richtig ab dem vierten Block "Warum?" zum ersten Punkt "Wie?"
Dies ist einer der Hauptpunkte des Zeitmanagements - die Wahl eines globalen Ziels. Verstehen Sie die Anweisungen für die Implementierung. Dann bestimmen Sie die Mechanismen der Leistung. Verstehen Sie, welche Tools zur Umsetzung aller geplanten Schritte erforderlich sind.
Der Sinn einer solchen Aufgabe besteht im Wesentlichen darin, die Arbeit zu rationalisieren, da die Wirksamkeit des gesamten Projekts von der richtigen Zielsetzung und Planung abhängt.
Die Entstehung und Bildung von Zeitmanagement
Das Wort Zeitmanagement tauchte in den 70er Jahren des zwanzigsten Jahrhunderts auf. Seiner Meinung nach ist der Autor ein Geschäftsmann aus Dänemark, Klaus Möller. Er bot ein Notizbuch "Time Manager" an, das zum Prototyp des Organisators wurde.
Wenn die Grundlagen des Zeitmanagements geboren wurden, ist dies unmöglich. Man kann argumentieren, dass im antiken Rom Versuche unternommen wurden, die persönliche Zeit zu kontrollieren. Die erste schriftliche Quelle sind die Notizen von Lucius Seneca, die an einen der römischen Patrizier gerichtet sind. Er empfahl, sich mit der Zeitbuchhaltung zu beschäftigen, die Verwendung zu überwachen und Ihr Leben zu bewerten. Seneca wies auf die Notwendigkeit einer Geschäftsplanung hin und bot jeden Morgen an, dies zu tun. Der römische Philosoph betonte auch die Wichtigkeit, Prioritäten zu setzen, um Zeit mit maximalem Nutzen zu verbringen.
Wahrscheinlich das Verständnis der Zeit in anderen Zivilisationen der Antike, weil die Menschen überall mit den gleichen Aufgaben und Herausforderungen konfrontiert sind. In einer moderneren Form erschien Zeitmanagement in der Mitte des 18. Jahrhunderts und war zeitlich auf die Entwicklung der industriellen Revolution ausgerichtet.. Mit dem Aufkommen und der Verbreitung von Pflanzen und Fabriken wurde die menschliche Arbeitskraft immer weniger von natürlichen Faktoren abhängig. Daher ist es möglich, Workflows zu rationalisieren.
Die Ideen des Zeitmanagements ziehen sich durch das Leben vieler prominenter Persönlichkeiten. So wies der italienische Schriftsteller und Gelehrte Leon Battista Alberti, der in der Renaissance lebte, in seinen Arbeiten auf die Bedeutung des Zeitmanagements hin. Er konzentrierte sich auf die Notwendigkeit, Fälle zu rationalisieren, sowie die tägliche Planung. Der ideologische Inspirator der "Zeitmanager" seiner Zeit war Isaac Newton, der die Prinzipien der Struktur des Universums eindeutig strukturierte. Die von ihm vorgeschlagenen Ideen veranlassten viele Zeitgenossen, über die Rationalisierung ihres Lebens nachzudenken.
Einer der prominentesten Unterstützer des Zeitmanagements war Deutscher Philosoph Immanuel Kantwas den Zeitplan so stark verbesserte, dass die Nachbarn die Uhr darauf prüften.
Amerikanischer Politiker Benjamin FranklinWer der Welt den bekannten Ausdruck „Zeit ist Geld“ gab, führte ein persönliches Tagebuch und erreichte damit beträchtliche Höhen der Selbstkontrolle. Franklins einfache und effektive Empfehlungen bildeten die Grundlage vieler beliebter Zeitmanagement-Schulungen.
Eine wichtige Rolle bei der Entwicklung des Zeitmanagements spielte ein amerikanischer Ingenieur. Frederick TaylorDamit wurde der Grundstein für modernes Management und die wissenschaftliche Organisation der Arbeit (NICHT) gelegt. Der Taylorismus hatte als Managementtheorie einen spürbaren Einfluss auf die Steigerung der Produktivität.
Es ist unmöglich, sich an den italienischen Ökonom nicht zu erinnern Wilfredo Pareto, die das weltberühmte Zeitverwaltungsprinzip "20:80" formulierte. Es wird auf diese Weise entschlüsselt: 20% der Anstrengungen bringen 80% des Ergebnisses und umgekehrt. Wenn Sie dies als "zwanzig" definieren, können Sie die persönliche Effektivität erheblich steigern.
Nicht weniger bedeutsam ist der Beitrag des 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten. Dwight David Eisenhower, eine sehr bequeme Methode der Priorisierung, die "Eisenhower-Matrix". Er schlug vor, alle Fälle nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterteilen. Es gibt vier Arten von Aufgaben:
- Wichtig, dringend;
- Wichtig, nicht dringend;
- Nicht wichtig, dringend;
- Nicht wichtig, nicht dringend.
Wenn Sie auf die ersten beiden Arten achten und die dritte oder vierte Art vermeiden, wird eine Person lernen, wie sie ihre Zeit effizienter einsetzen kann.
Im Laufe der Zeit zeichneten sich zeitliche Abläufe des Zeitmanagements ab. Zum Beispiel Zeitmanagement für Frauen, für Männer, für Geschäftsleute, für Studenten, für Schüler usw.
Beliebte Zeitverwaltungsautoren im 21. Jahrhundert: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande und andere Zeitmanager auf der ganzen Welt. Wir werden die Hauptideen dieser Richtung weiter diskutieren.
Zeitmanagement-Tools
Die Grundprinzipien des Zeitmanagements beziehen sich hauptsächlich auf verwandte Themen:
- Zielsetzung;
- Planung;
- Priorisierung
- Motivation;
- Delegation
Sie sind logisch miteinander verbunden und ergänzen das Gesamtbild der rationalen Verwendung von Zeit.
Zielsetzung
Das Ziel ist das Wahrzeichen, mit dem Sie nicht von der ausgewählten Route abweichen dürfen. Zielsetzung ist eine grundlegende Zeitmanagement-These, mit deren Hilfe Zeiteinsparungen vor Arbeitsbeginn erwartet werden können.
Meistens gibt es eine Zielsetzmethode namens SMART. Diese Abkürzung bedeutet, dass die folgenden Kriterien für die Auswahl eines Ziels erfüllt werden:
- Konkretheit (spezifisch) - ein klares Verständnis des erwarteten Ergebnisses;
- Messbar (Messbar) - eine quantitative oder qualitative Bewertung;
- Erreichbarkeit (erreichbar) - die Fähigkeit, die Aufgabe auszuführen;
- Relevant - die Notwendigkeit der Implementierung;
- Zeitbeschränkungen - Definition des Zeitrahmens.
Wenn dieses Ziel dem SMART-Prinzip entspricht, kann es mit größtmöglicher Anstrengung erreicht werden.
Planung
Das Fehlen eines Plans oder einer Strategie hat viele vielversprechende Verpflichtungen zerstört. Neben der Kenntnis des Ziels sollte verstanden werden, welche „Schritte“ für die Umsetzung notwendig sind. Außerdem ist es wünschenswert, die erzielten Ergebnisse zu kontrollieren.
Viele Planungsmethoden wurden erfunden, aber im Zeitmanagement wird eine der beliebtesten als starr flexible Planung angesehen. Es wird empfohlen, nicht mehr als 60% des Tages zu planen, wobei 40-50% des Zeitplans für unvorhergesehene Situationen verbleiben. Es ist wünschenswert, die wichtigsten Aufgaben darzulegen und gleichzeitig eine Art "Reserve" für eine Vielzahl von höherer Gewalt zu schaffen. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass negative Emotionen Ihre Pläne nicht erfüllen oder anpassen. Es ist eine der obersten Prioritäten des Managements, Ruhe zu bewahren.
Priorisierung
Priorität ist die Reihenfolge, in der verschiedene Aufgaben ausgeführt werden. Nach dem Gesetz, "Miller's Wallet" genannt, kann das Gedächtnis einer Person 7 ± 2 Elemente aufnehmen. Dies bedeutet, dass eine normale Person problemlos zwischen 5 und 9 verschiedene Fälle handhaben kann, einschließlich Hobbys und häuslicher Aufgaben. Wenn weniger, dann wird das Leben langweilig und wenn mehr, dann kann das Gehirn nicht die gesamte Informationssammlung verarbeiten. Es gibt jedoch das Pareto-Gesetz, wonach 20% der Anstrengungen 80% des Ergebnisses bringen und umgekehrt. Durch die Wahl der Prioritäten können Sie sich auf die Aktivitäten konzentrieren, die die maximale Wirkung erzielen.
Eine der Best Practices für die Auswahl von Prioritäten ist die "Eisenhower-Matrix", die oben im Text erwähnt wurde. Durch Aufteilen Ihrer Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit können Sie leicht eine Hierarchie erstellen, indem Sie die relevantesten und effektivsten Bereiche auswählen.
Motivation
Ohne angemessene Motivation verschwindet der Wunsch nach Arbeit und die Arbeitsproduktivität wird auf ein Minimum reduziert. Der Zeitmanager muss sich und andere inspirieren können. Eine hervorragende Methode der Motivation ist das "Prinzip der Verankerung". Dies bedeutet ein gewisses Lob für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe.
Zum Beispiel spielt ein Schüler gerne die Konsole, macht aber keine Hausaufgaben. Eltern können mit ihm einen Vertrag unterschreiben, dass er für Hausaufgaben die Möglichkeit hat zu spielen. Nach und nach gewöhnt sich das Kind daran, dass dem Spiel Unterricht folgt, wodurch eine Art Reflex entwickelt wird. Ähnlich kann man es bei Selbstmotivation tun.
Delegation
Die Fähigkeit, ihre Aufgaben an andere zu delegieren (zu übertragen), um persönliche Zeit zu sparen, ist für jeden Zeitmanager eine äußerst nützliche Fähigkeit. Ihn zu meistern ist nicht so schwer. Die Hauptsache, sich an 10 Grundprinzipien der Delegation zu erinnern:
- Dem Performer die notwendige Unterstützung geben;
- Verantwortung für die Ergebnisse seiner Arbeit;
- Vorabinformation über die Bestellung;
- Einbindung des Darstellers in den Prozess;
- Eine klare Beschreibung des erwarteten Ergebnisses;
- Die Formulierung von Normen und Arbeitsregeln;
- Motivation des Darstellers, Angabe seiner Interessen;
- Die Benennung von Rechten und Pflichten;
- Regelmäßige Überwachung in den Umsetzungsphasen;
- Erwartung eines möglichen Versagens und "Rückkehr" der Autorität.
Die Einhaltung dieser Regeln trägt dazu bei, viele "Fallstricke" der Delegation zu vermeiden, von denen die gefährlichste Aufgabe die Wiederholung der Arbeit ist.
Das Thema Delegierung beinhaltet indirekt die Möglichkeit, "Nein" zu sagen. Es lernt nicht nur, die Routinearbeit auf andere zu verlagern, sondern auch ablehnen zu können, wenn sie versuchen, dies mit Ihnen zu tun.
Zeitmanagement-Methoden
Neben dem Lexikon aus verwandten Bereichen verfügt das Zeitmanagement über eine einzigartige Terminologie sowie originelle Methoden. Zuallererst ist das Konzept der "Chronophage" erwähnenswert, mit deren Hilfe man viel Zeit sparen kann. Chronophagus bedeutet wörtlich "Zeitfresser". Dies sind alles Gewohnheiten, Situationen und sogar Menschen, die uns davon abhalten, wirklich wichtige Aufgaben zu erledigen. Im Gegensatz dazu treffen sie "Zeitnehmer", die im Gegenteil dazu beitragen, diese wertvolle Ressource zu retten. Übrigens wird auch der Begriff geprägt - „Bazillus des Zeitmanagements“, was neben der Zeit auch eine Optimierung des Alltags der Menschen in der Umgebung bedeutet, einschließlich der Familie, Freunde und Angestellten, die für sie zu einem echten „Zeitverwalter“ werden.
Aus der Zeitmanagement-Methodik werden die gängigen Methoden "Tomatenmethode", "Froschmethode", "Elefantenmethode", "Schweizer Käsemethode" und viele andere genannt. andere
Tomaten-Methode
Neben der Arbeitsfähigkeit ist es sehr wichtig zu lernen und sich richtig zu entspannen. Das Gleichgewicht zwischen Last und Erholung ist jedoch nicht immer zu erreichen. Dies ist mit der Entwicklung von Müdigkeit behaftet. Ein genialer Student aus Italien, Francesco Cirillo, schlug einen originellen Ansatz namens "Pomodoro-Methode" vor. Es besteht darin, die Arbeit in 25-Minuten-Intervallen aufzuteilen, die sich mit dreiminütigen Ruhezeiten - "Tomaten" - abwechseln. Nach vier solcher Zyklen wird eine Pause von 15 bis 30 Minuten eingelegt. Diese Methode ermöglicht es Ihnen, Leistung und Enthusiasmus länger aufrecht zu erhalten.
Froschmethode
In Europa gibt es den Ausdruck "Iss einen Frosch zum Frühstück." Es bedeutet folgendes. Wenn Sie morgens die unangenehmste Arbeit verrichten, den Frosch, wird der Rest des Tages mit positiven Emotionen gefüllt sein. Diese Zeitmanagementmethode zielt darauf ab, Stress zu reduzieren, den emotionalen Hintergrund zu normalisieren und eine psychische Entlastung einer Person zu erreichen.
Elefantenmethode
Unter dem "Elefanten" im Zeitmanagement bedeutet dies eine große und unbequeme Aufgabe. Um eine solche Aufgabe auszuführen, sollte sie zunächst in Unteraufgaben unterteilt werden, das heißt: "Schneiden Sie den Elefanten in Steaks." Wenn zum Beispiel Reparaturen in einer Wohnung erforderlich sind, kann ein „Elefant“ in eine Küche, ein Badezimmer, einen Balkon, ein Wohnzimmer und ein Schlafzimmer unterteilt werden. Sie "teilen" sich auf der linken oder rechten Seite usw.
Schweizer Käse-Methode
Eine andere Technik, um die "Elefanten" zu bekämpfen, diesmal jedoch ohne strenge Ordnung. Wenn jemand vor einer großen Aufgabe steht und nicht weiß, von welcher Seite er sich „nähern“ soll, sollte er von einer Maus lernen, die in zufälliger Reihenfolge Käsestücke nagt. Nach und nach "taut" der Käse auf die Augen und wird zu einer Aufgabe, die den Fähigkeiten des Darstellers entspricht.
Zeitmanagement umfasst viele miteinander zusammenhängende Bereiche. Es ist nicht möglich, das gesamte Arsenal seiner Methoden zu beherrschen, aber jeder kann zumindest einige der Prinzipien eines solchen Managements in seinem Leben umsetzen. Wenn Sie dies ohne Fanatismus tun, ohne sich in einen Roboter zu verwandeln, ist eine solche Übung von Vorteil und hilft Ihnen, immer Zeit für Arbeit, Privatleben und Selbstentwicklung zu finden.
